قبل از اینکه به موضوع خزانه داری در حسابداری بپردازیم بهتر است مروری اجمالی به مفهوم خزانه داری داشته باشیم تا بهتر بتوانیم ارتباط آن با حسابداری و تفاوت‌های این دو را درک کنیم.
خزانه داری در یک سازمان به فعالیتی گفته میشود که در آن سرمایه‌های نقدی نگهداری و سازماندهی میشود و یکی از بخشهای عملیاتی مهم و حساس در حسابداری محسوب میشود. در واقع در هر بنگاه یا سازمانی، بخش از دارایی ها، دارایی‌های نقد و اسناد دریافتنی مانند چک و سفته است و خزانه داری، عملیات دریافت و پرداخت این دارایی‌ها را انجام می دهد که به دو بخش نقدی و غیر نقدی قابل تقسیم است.
از زمان‌های خیلی دور و در هنگامی که بسیاری از کشورها هنوز رسم حکومت داری نمی دانستند ایرانیان دارای نظام اداری بودند و برای دریافت مالیات و امور مالی، سیستم منظمی ایجاد کرده بودند و به کمک گرفتن انواع مالیات مانند خراج، هزینه اداره حکومت و تأمین امنیت مردم را از خود آنها دریافت می کردند. انجام حساب و کتاب این امور در مکانی به نام خزانه انجام شد که نام آن از خزینه به معنای مکان گرد آمدن اشیای قیمتی و اموال مختلف گرفته شده است.
در دوره مدرن، اولین بار در عصر قاجار در سال 1286 بود که طی ماده 13 قانون تشکیل وزارت مالیه کل کشور، وظایف خزانه داری در مجلس تصویب شد. در دوره انقلاب اسلامی هم در سال 1366 بود که قانون محاسبات عمومی تصویب شد و در حال حاضر هم برای عملیات مربوط به خزانه داری کل کشور، از این قانون استفاده میشود و همه ساله در ایام تصویب بودجه مورد استناد نمایندگان قرار می گیر
درست است که خزانه داری در حسابداری تعریف میشود ولی خزانه هم برای خود حسابداری مخصوصی دارد که باید انجام شود. همانطور که گفته شد عملیات خزانه داری در حسابداری به دو بخش نقدی و غیر نقدی تقسیم میشود:
هر شرکت یا موسسه‌ای دارای حساب هایی مانند حساب صندوق، تنخواه، بانک و … است و در هنگام واریز یا برداشت از هر یک از این حسابها باید زمان و جزئیات عملیات به همراه اسناد مربوطه ثبت گردد. با انجام این عملیات یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار میشود. این عملیات ممکن است بین حسابهای داخلی شرکت و یا بین حسابهای شرکت و افرادی خارج از شرکت مانند طرف‌های قرارداد شرکت و … انجام شود. اینگونه عملیات‌ها در چارچوب حسابداری خزانه انجام میشود.
برخی از عملیات مالی به طور معمول به صورت تعهد یک طرف به طرف دیگر برای مدتی معلوم انجام میشود که بارزترین آنها اعطای چک و سفته است. اینگونه عملیات به صورت دو مرحله‌ای در خزانه ثبت میشود و از بخشهای مهم حسابداری خزانه است. مرحله اول در هنگام ارائه تعهد مانند دریافت چک یا سفته است که صادر کننده چک بستانکار و دریافت کننده، بدهکار خواهد شد. مرحله دوم هم در زمان سر رسید تعهد است که این عملیات به صورت برعکس انجام میشود.
خزانه داری در حسابداری به طور کلی به کمک اسناد انجام میشود و اسناد، مهمترین چیزی هستند که خزانه داران با آن دست و پنجه نرم می کنند. اسناد مختلفی در خزانه داری یک اُرگان عمومی یا شرکت خصوصی نگهداری میشود که از جمله مهمترین آنها عبارت هستند از: