خرید و تدارکات (لاجستیک)

مدیریت موجودی کالا به صورت Just In Time پیش نیاز استقرار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) هست که فرایندی بسیار پیچیده و مهم در بخش بازرگانی خرید و انبار شرکت هاست. وجود منابع مختلف تامین کالا ، تنوع استاندارد ها در خرید، روش های مختلف خرید ، ارزیابی تامین کنندگان و مدیریت هوشمند موجودی کالا و سفارش کذاری نزد تامین کنندگان به صورت خودکار بخشی از دستاوردهای این راهکار ارزشمند به حساب می آید.

وظیفه این سیستم، مدیریت فرآیند تدارکات سازمان است. فرآیند تدارکات از یک درخواست خرید آغاز می شود. این درخواست خرید ممکن است به صورت دستی توسط یک کاربر ثبت شده باشد و یا به صورت اتوماتیک از روی سیستم انبار، سیستم برنامه ریزی تولید، سیستم پروژه، سیستم فروش و یا سیستم نگهداری تعمیرات ایجاد شود. در هر حال، در سیستم مشخص است که هر درخواست خرید به چه علتی ایجاد شده است. در برخی از سازمان ها، کاربران امکان ثبت درخواست خرید مستقیم را ندارند و بایستی درخواست های خود را از واحد انبار ثبت کنند و مدیریت انبارها، با توجه به موجودی کالا در انبار می تواند پیش بینی کند که آیا نیاز به خرید کالا وجود دارد یا خیر. در مرحله بعدی، پس از طی مراحل تایید هر درخواست خرید، می توان چندین درخواست خرید تایید شده را ادغام و به یک مجوز خرید تبدیل نمود و یا اینکه از روی هر درخواست خرید یک مجوز خرید صادر نمود.

در مراحل بعدی، این امکان وجود دارد که از روی یک مجوز خرید، سفارش خرید ثبت شود و یا اینکه ابتدا استعلام قیمت ثبت شود و از روی استعلام قیمت، تامین کننده انتخاب و سپس سفارش خرید ثبت شود. حتی این امکان وجود دارد که بر اساس قوانین مختلف (نظیر مبلغ کالا یا نوع یا طبقه کالا) و با توجه به آئین نامه معاملات سازمان، برای هر مجوز خرید، فرآیند متفاوتی را طراحی نمود. مثلا این امکان وجود دارد که برخی از خریدها از طریق کمیسیون معاملات و بازگشایی پاکات انجام شود. از سوی دیگر، این امکان در سیستم دیده شده که تامین یک درخواست خرید را از محل یک قرارداد با تامین کننده انجام داد و یا ارجاع به یک درخواست خرید و ثبت استعلام، در سیستم امورقراردادها یک قرارداد با تامین کننده امضا نمود و رسید خریدهای انبار، از طریق این قرارداد انجام شود.

همچنین این سیستم، امکان ثبت تمامی مراحل واردات اعم از ثبت سفارش، باز کردن LC، بیمه، بارنامه و... را دارا می باشد. در این سیستم، می توان به یک فرآیند خرید به چشم پروژه خرید نگاه کرد و هر کاربری به فراخور فعالیتی که در فرآیند خرید انجام می دهد، لاگ فعالیت های خود را ثبت کند تا هزینه تمام شده یک خرید محاسبه شود. این سیستم، همچنین با سیستم ارزیابی در ارتباط است و با کمک ارزیابی می توان، پارامترهای مورد نیاز جهت رتبه بندی و ارزیابی تامین کنندگان را اندازه گیری نمود و از این رتبه بندی در سیاست های خرید از تامین کننده استفاده نمود.

مدیریت تامین کنندگان
ارزیابی تامین کندنگان
مدیریت لیست قیمت و استعلام از تامین کنندگان
مدیریت درخواست خرید
مدیریت استعلام های درخواست خرید
مدیریت یک کالا با تامین کنندگان
مدیریت قیمت های تاریخی تامین کنندگان
تنظیمات خودکار ارسال ایمیل درخواست استعلام به تامین کنندگان بر اساس سطوح مختلف موجودی کالا
یکپارچه با انبار
ثبت فاکتور خرید