ایجاد بانک اطلاعاتی مشتریان

* پیش از پیاده سازی CRM در سازمان، اطلاعات مشتریان معمولا بصورت پراکنده در نرم افزارهای فروش و خدمات، نرم افزارهای Excel و Outlook و یا بصورت شخصی در سر رسیدها، موبایل‌ها و یا حتی ذهن کارکنان نگهداری می‌شوند. بدیهی است که در این حالت سازمان هیچگونه دسترسی یکپارچه و متمرکزی به اطلاعات نداشته و گزارش‌گیری، تحلیل، به اشتراک گذاری، پشتیبان گیری و حفظ امنیت اطلاعات بسیار دشوار و یا حتی ناممکن است.

* بنابراین به عنوان نخستین گام در پیاده سازی نرم افزار CRM ، اطلاعات مشتریان از منابع اطلاعاتی مختلف گردآوری و تصحیح شده و برای هر مشتری یک پروفایل یا پرونده اختصاصی تشکیل می‌گردد. این پرونده در برگیرنده مواردی مانند اطلاعات تماس، سوابق فعالیت‌ها، سوابق پیش فاکتورها و صورتحساب‌های صادره و هر گونه اطلاعات دیگری که برای ما اهمیت داشته باشد، خواهد بود.

* در نهایت این بانک اطلاعاتی به عنوان مرجع اطلاعات مشتریان، برای تمام کارکنان و واحدهای سازمانی به اشتراک گذاشته شده و پس از آن نیز با ثبت تمام فعالیتها و ارتباطات بصورت مستمر بروز رسانی می گردد. به این ترتیب یکی از اهداف اولیه CRM که شناخت مشتریان بصورت یکپارچه و سازمانی است، محقق می‌گردد.