راهکار دبیرخانه و نامه نگاری یکی از چندین ماژول زیر مجموعه راهکار اتوماسیون اداری و منابع انسانی تواناسازان است. همانطور که میدانید دبیرخانه هر سازمان، همانند برج مراقبت یک فرودگاه، باید بتواند پرواز بی‌وقفه‌ی نامه‌ها، ارجاعات و پیگیری‌ها را بدون تأخیر و تداخل مدیریت کند. اما واقعیت این است که ابزارهای سنتی و روش‌های دستی، همچون جاده‌ای خاکی در برابر بزرگراه‌های دیجیتال، دیگر پاسخ‌گوی نیازهای امروز نیستند.
در این میان، شرکت تواناسازان با نگاهی دقیق به نبض واقعی سازمان‌ها و بهره‌گیری از زیرساخت قدرتمند Microsoft Dynamics 365 CE، راهکاری ارائه داده که نه تنها جایگزینی برای دبیرخانه سنتی است، بلکه به مثابه یک اتاق فرمان دیجیتال، تمام فرآیندهای نامه نگاری را هوشمند، یکپارچه و ایمن می‌سازد. نتیجه‌اش؟ سازمانی چابک‌تر، با دیدی شفاف‌تر و توان تصمیم‌گیری سریع‌تر، درست همان چیزی که در رقابت امروز، برگ برنده محسوب می‌شود.
چالش‌های رایج در مدیریت سنتی دبیرخانه و مکاتبات
آیا سازمان شما نیز با یک یا چند مورد از مشکلات زیر دست و پنجه نرم می‌کند؟
- اتلاف زمان و منابع: جستجوی دستی نامه‌ها در میان انبوهی از کاغذها و فایل‌ها.
- کند بودن فرآیندها: طولانی شدن زمان ثبت، ارجاع، پیگیری و پاسخ به نامه‌ها.
- فقدان شفافیت و قابلیت ردیابی: عدم اطلاع دقیق از وضعیت نامه‌ها و مسئولیت‌ها.
- نگرانی‌های امنیتی: ریسک گم شدن، آسیب دیدن یا دسترسی غیرمجاز به اسناد مهم.
- هزینه‌های پنهان و آشکار: هزینه‌های بالای کاغذ، چاپ، نگهداری و فضای بایگانی فیزیکی.
- دشواری در گزارش‌گیری: عدم امکان تحلیل عملکرد و استخراج گزارش‌های مدیریتی دقیق.
- عدم یکپارچگی: جزیره‌ای بودن سیستم دبیرخانه و عدم ارتباط با سایر نرم‌افزارهای سازمانی.
معرفی راهکار دبیرخانه و نامه‌نگاری تواناسازان : قدرت Dynamics 365 CE در دستان شما
راهکار دبیرخانه و نامه‌نگاری تواناسازان، یک سیستم مدرن، یکپارچه و قدرتمند است که بر پایه پلتفرم قابل اعتمادMicrosoft Dynamics 365 CE توسعه یافته است. این راهکار با هدف اتوماسیون کامل فرآیندهای مکاتبات اداری، از لحظه ورود یا ایجاد نامه تا بایگانی نهایی و گزارش‌گیری، طراحی شده است.
چرا Microsoft Dynamics 365 CE؟
این پلتفرم جهانی مزایای بی‌شماری را به همراه دارد:
- امنیت فوق‌العاده: بهره‌مندی از زیرساخت‌های امنیتی پیشرفته مایکروسافت.
- پایداری و قابلیت اطمینان بالا: تضمین عملکرد بدون وقفه سیستم.
- انعطاف‌پذیری و قابلیت توسعه: امکان سفارشی‌سازی و انطباق کامل با نیازهای خاص سازمان شما.
- یکپارچگی بی‌نظیر: قابلیت اتصال آسان به سایر محصولات مایکروسافت (مانند Outlook, SharePoint, Teams) و دیگر سیستم‌های سازمانی از طریق API.
- رابط کاربری آشنا و کاربرپسند: کاهش زمان آموزش و افزایش پذیرش توسط کاربران.
ویژگی‌های کلیدی و ماژول‌های جامع راهکار تواناسازان
راهکار ما مجموعه‌ای کامل از امکانات را برای پوشش تمامی جنبه‌های مدیریت مکاتبات ارائه می‌دهد:
الف) ماژول‌های اصلی (Core Modules)
مدیریت نامه‌های وارده
فرآیند ثبت نامه‌ها در راهکار دبیرخانه تواناسازان با دقت و سرعت بالا انجام می‌شود و شامل فیلدهایی کامل برای شماره اندیکاتور (به‌صورت خودکار یا دستی)، تاریخ، فرستنده (با قابلیت اتصال به دفتر تلفن سازمانی)، موضوع، نوع نامه (عادی، فوری، محرمانه و...)، نوع دریافت، گیرندگان، مهلت پاسخ و کلمات کلیدی است. همچنین کاربران می‌توانند انواع فایل‌های مورد نیاز خود مانند PDF، Word، Excel یا تصاویر را به‌صورت مستقیم بارگذاری یا از طریق اسکن ضمیمه کنند و پیش‌نمایش آن‌ها را پیش از ثبت نهایی مشاهده نمایند. علاوه بر این، هر نامه به‌صورت خودکار دارای بارکد اختصاصی است که امکان رهگیری سریع و دقیق مکاتبات را در تمامی مراحل فراهم می‌سازد به همراه لیست و جزئیات کامل نامه‌ها با قابلیت فیلتر، جستجو و مرتب‌سازی پیشرفته.
مدیریت نامه های صادره
در ماژول مدیریت نامه‌های صادره، کاربران می‌توانند با استفاده از یک ویرایشگر قدرتمند اقدام به ایجاد پیش‌نویس کنند؛ این ویرایشگر از قالب‌های آماده سربرگ‌دار، قابلیت قالب‌بندی متن و بررسی املایی پشتیبانی می‌کند. انتخاب گیرندگان اصلی و رونوشت نیز به‌راحتی از طریق دفتر تلفن داخلی یا خارجی انجام می‌شود. امکان ارجاع به نامه‌های مرتبط، به ایجاد پیوستگی و انسجام در مکاتبات کمک می‌کند و فرآیند تایید نیز با پشتیبانی از امضای دیجیتال یا پاراف داخلی صورت می‌گیرد. در نهایت، پس از تایید نهایی، نامه با شماره اندیکاتور خودکار ثبت شده و نحوه ارسال آن نیز مستند می‌شود.
مدیریت مکاتبات داخلی
در بخش مدیریت مکاتبات داخلی، کاربران قادرند یادداشت‌ها، دستورات و نامه‌های درون‌سازمانی را با همان ساختار استاندارد و امکانات حرفه‌ای مورد استفاده در نامه‌های صادره و وارده ایجاد و بین واحدهای مختلف سازمان به گردش درآورند. این قابلیت، امکان ثبت، پیگیری و بایگانی دقیق مکاتبات داخلی را فراهم می‌سازد و انسجام ارتباطات درون‌سازمانی را به شکل قابل توجهی افزایش می‌دهد.
مدیریت گردش کار و ارجاعات
ماژول مدیریت گردش کار و ارجاعات در راهکار دبیرخانه تواناسازان، ابزاری قدرتمند برای مدیریت دقیق و هدفمند مکاتبات درون‌سازمانی فراهم می‌سازد. هر کاربر از طریق کارتابل الکترونیکی شخصی خود، به تمامی نامه‌ها و وظایف ارجاع‌شده دسترسی دارد و می‌تواند اقدامات مورد انتظار را با وضوح کامل مشاهده و انجام دهد. سیستم ارجاع هوشمند، امکان ارسال نامه‌ها به افراد، واحدها یا گروه‌های کاری را با تعیین نوع اقدام (مانند جهت اطلاع، اقدام، بررسی، پاراف یا امضا) و مهلت پاسخ فراهم می‌کند. گردش هر نامه نیز به‌صورت لحظه‌ای قابل پیگیری است و تاریخچه کامل ارجاعات و اقدامات در دسترس قرار دارد. افزون بر این، سازمان‌ها می‌توانند گردش‌کارهای اختصاصی خود را متناسب با ساختار و سیاست‌های داخلی تعریف کرده و فرآیندهای چندمرحله‌ای تایید و ارجاع را با انعطاف کامل پیاده‌سازی کنند.
بایگانی الکترونیکی و مدیریت اسناد
ماژول بایگانی الکترونیکی و مدیریت اسناد، بستری امن و ساختاریافته برای نگهداری و مدیریت اسناد سازمانی فراهم می‌سازد. در این سامانه، بایگانی دیجیتال به‌صورت طبقه‌بندی‌شده و موضوعی در قالب پرونده‌ها و زونکن‌های الکترونیکی قابل تعریف است که دسترسی سریع و هدفمند به اطلاعات را تسهیل می‌کند. قابلیت کنترل نسخه (Versioning) امکان ثبت و مرور تاریخچه کامل تغییرات و پیش‌نویس‌های هر سند را فراهم می‌آورد و به کاربران اجازه می‌دهد مسیر تکامل هر فایل را به‌روشنی دنبال کنند. همچنین، سیستم مدیریت سطوح دسترسی دقیق، تضمین می‌کند که اطلاعات حساس و محرمانه تنها در اختیار افراد مجاز قرار گیرد و امنیت اطلاعات سازمانی به‌طور کامل حفظ شود.
جستجوی پیشرفته
ماژول جستجوی پیشرفته در راهکار دبیرخانه تواناسازان، ابزاری قدرتمند برای دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات مکاتبات فراهم می‌آورد. کاربران می‌توانند بر اساس تمامی فیلدهای اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ، موضوع، فرستنده، گیرنده و کلمات کلیدی، نتایج موردنظر خود را به‌سرعت بیابند. افزون بر این، قابلیت جستجوی تمام‌متن (Full-Text Search) امکان جستجو در محتوای داخلی نامه‌ها و حتی فایل‌های پیوست را فراهم می‌سازد. با پشتیبانی از فناوری OCR، حتی فایل‌های تصویری اسکن‌شده نیز قابل جستجو هستند؛ قابلیتی که یافتن اسناد مهم در میان حجم بالای اطلاعات را به کاری ساده و سریع تبدیل می‌کند.
گزارش‌گیری و داشبوردهای مدیریتی
ماژول گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات در راهکار دبیرخانه تواناسازان، دیدی جامع و داده‌محور از وضعیت مکاتبات سازمانی ارائه می‌دهد. مجموعه‌ای از گزارش‌های استاندارد متنوع، شامل لیست نامه‌ها، عملکرد کاربران، نامه‌های معوق و حجم مکاتبات، به‌صورت آماده در دسترس است و نیازهای روزمره سازمان را به‌خوبی پوشش می‌دهد. همچنین با بهره‌گیری از ابزار گزارش‌ساز سفارشی، مدیران می‌توانند گزارش‌هایی دقیق و متناسب با نیازهای خاص خود طراحی کنند. داشبوردهای گرافیکی و تعاملی نیز با نمایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) دبیرخانه به‌صورت بصری و زنده، امکان پایش مستمر و تصمیم‌گیری سریع‌تر را فراهم می‌سازند.
ب) ماژول‌ها و امکانات پشتیبان و پیشرفته
- مدیریت کاربران و سطوح دسترسی: تعریف کاربران، نقش‌ها و دسترسی‌های دقیق بر اساس چارت سازمانی و ثبت کامل لاگ فعالیت‌ها.
- مدیریت الگوها: ایجاد الگوهای آماده برای نامه‌ها (با سربرگ و امضا) و فرمت‌های شماره‌گذاری.
- دفتر تلفن جامع: مدیریت اطلاعات تماس اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با سازمان.
- تنظیمات جامع سیستم: برای سفارشی‌سازی کامل مطابق با نیازهای سازمان.
- یکپارچه‌سازی‌های قدرتمند:
- Outlook و Exchange : ارسال و دریافت ایمیل مستقیم از طریق سیستم.
- SharePoint و Teams : برای همکاری و مدیریت اسناد پیشرفته‌تر.
- امضای دیجیتال: برای اعتباربخشی قانونی به اسناد الکترونیکی.
- APIهای استاندارد: برای اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی (ERP, CRM) و ....
- اسکنر(TWAIN/WIA) : برای اسکن مستقیم اسناد به داخل سیستم.
- امکانات هوشمند:
- OCR (تشخیص نوری کاراکترها): تبدیل تصاویر اسکن شده به متن قابل جستجو.
- پیشنهاد هوشمند کلمات کلیدی و طبقه‌بندی نامه‌ها.
- یادآوری‌ها و اعلان‌های خودکار و هوشمند (مهلت پاسخ، ارجاعات جدید).
- رابط کاربری موبایل و تحت وب: طراحی واکنش‌گرا برای دسترسی آسان از طریق تمامی دستگاه‌ها (دسکتاپ، تبلت، موبایل).
پشتیبانی از بارکد و QR کد: برای ردیابی فیزیکی و دیجیتالی نامه‌ها. - مدیریت جلسات و صورتجلسات: تعریف جلسه، دعوت، ثبت دستور جلسه، صورتجلسه، مصوبات و پیگیری آن‌ها.
مزایای بی‌شمار راهکار تواناسازان برای سازمان شما
با پیاده‌سازی راهکار دبیرخانه و نامه‌نگاری تواناسازان، سازمان شما از مزایای زیر بهره‌مند خواهد شد:
- افزایش چشمگیر سرعت و کارایی : اتوماسیون فرآیندها و کاهش زمان انجام کارها.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی : صرفه‌جویی قابل توجه در مصرف کاغذ، چاپ، ملزومات اداری و فضای بایگانی.
- شفافیت کامل و قابلیت ردیابی: اطلاع دقیق از وضعیت هر نامه و مسئولیت هر فرد در لحظه.
- امنیت بالا و حفاظت از اطلاعات: با تکیه بر زیرساخت امن مایکروسافت و مدیریت دقیق دسترسی‌ها.
- تصمیم‌گیری آگاهانه و بهتر مدیران: با دسترسی به گزارش‌های دقیق، به‌روز و تحلیلی.
- یکپارچگی و هم‌افزایی سازمانی: ارتباط روان دبیرخانه با سایر بخش‌ها و سیستم‌ها.
- مقیاس‌پذیری و رشد همگام با سازمان: راهکاری که با توسعه کسب‌وکار شما، گسترش می‌یابد.
- تجربه کاربری مدرن و لذت‌بخش: افزایش رضایت و بهره‌وری کارمندان.
- کمک به حفظ محیط زیست: با کاهش مصرف کاغذ و حرکت به سوی سازمان بدون کاغذ یا به عبارتی Paperless.
چرا تواناسازان و مایکروسافت؟ ترکیبی برنده برای موفقیت شما
قدرت پلتفرم Microsoft Dynamics 365 CE
مایکروسافت به عنوان یکی از پیشروان فناوری در جهان، پلتفرمی را ارائه می‌دهد که نمادی از نوآوری، امنیت و قابلیت اطمینان است. Dynamics 365 CE با اکوسیستم گسترده خود، زمینه‌ای ایده‌آل برای ساخت راهکارهای سازمانی قدرتمند فراهم می‌کند.
تخصص و تجربه تواناسازان
ما در تواناسازان، با سال‌ها تجربه در پیاده‌سازی راهکارهای سازمانی مبتنی بر پلتفرم مایکروسافت و درک عمیق از نیازهای سازمان‌های ایرانی، راهکاری را توسعه داده‌ایم که نه تنها از نظر فنی پیشرفته است، بلکه کاملاً با فرآیندها و الزامات بومی شما نیز سازگار است. تیم متخصص و پشتیبانی متعهد ما، در تمامی مراحل، از مشاوره و پیاده‌سازی تا آموزش و خدمات پس از فروش، همراه شما خواهد بود.
گام بعدی چیست؟ دبیرخانه خود را امروز متحول کنید!
آیا آماده‌اید تا سازمان خود را به سطح بالاتری از کارایی، امنیت و هوشمندی در مدیریت مکاتبات برسانید؟ تیم متخصصان تواناسازان آماده است تا به شما نشان دهد چگونه راهکار دبیرخانه و نامه‌نگاری تواناسازان می‌تواند نیازهای منحصر به فرد شما را برآورده سازد.
همین امروز برای دریافت مشاوره رایگان و یا درخواست دموی اختصاصی با ما تماس بگیرید!
