چرا مدیریت کارآمد کارگزینی، کلید طلایی موفقیت سازمان شماست؟
برای هر سازمانی، سرمایه انسانی به عنوان ارزشمندترین دارایی هر سازمان شناخته می‌شود. مدیریت صحیح، توسعه و نگهداشت این سرمایه، نقشی حیاتی در دستیابی به اهداف استراتژیک و رشد پایدار ایفا می‌کند. واحد کارگزینی، به عنوان هسته اصلی مدیریت منابع انسانی، مسئولیت اجرای فرآیندهای پیچیده و حیاتی از جذب و استخدام تا بازنشستگی کارکنان را بر عهده دارد. اما با افزایش حجم اطلاعات، تغییرات مداوم قوانین و نیاز به سرعت و دقت بالا، روش‌های سنتی و دستی دیگر پاسخگوی نیازهای سازمان‌های مدرن نیستند.
شرکت تواناسازان، با درک عمیق این فرایندها و با استفاده از تکنولوژی پیشرفته پلتفرم جهانی Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (CE)، راهکاری جامع، یکپارچه و هوشمند برای مدیریت کارگزینی ارائه می‌دهد. این سیستم ERP کارگزینی، نه تنها به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کنید، بلکه با ارائه ابزارهای قدرتمند تحلیلی و مدیریتی، شما را در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک مرتبط با منابع انسانی یاری می‌رساند. با راهکار کارگزینی تواناسازان، از پیچیدگی‌های اداری رها شوید و بر توانمندسازی واقعی کارکنان خود تمرکز کنید.
سیستم جامع کارگزینی تواناسازان فراتر از یک ابزار ثبت اطلاعات عمل کرده و به عنوان یک شریک استراتژیک برای واحد منابع انسانی شما عمل خواهد کرد.
برای شنیدن : پادکست تخصصی بررسی راهکار کارگزینی تواناسازان |
چالش‌های رایج و هزینه بر در مدیریت سنتی کارگزینی
آیا سازمان شما نیز با یک یا چند مورد از موانع زیر در مسیر مدیریت بهینه منابع انسانی خود مواجه است؟ شناسایی این چالش‌ها اولین گام به سوی تحول است.
- پیچیدگی و زمان‌بر بودن فرآیندهای دستی: صدور احکام کارگزینی، محاسبات مربوط به مرخصی، تسویه حساب و سایر امور اداری، در صورت انجام دستی، مستعد خطا و بسیار وقت‌گیر هستند.
- دشواری در مدیریت دقیق و یکپارچه اطلاعات پرسنلی: نگهداری سوابق استخدامی، مدارک، گواهینامه‌ها و اطلاعات عملکردی کارکنان در فایل‌های پراکنده یا سیستم‌های جزیره‌ای، منجر به عدم دسترسی سریع و احتمال مغایرت داده‌ها می‌شود.
- عدم یکپارچگی اطلاعات کارگزینی با سایر بخش‌ها: نبود ارتباط موثر بین ماژول کارگزینی با سیستم‌های مالی، حقوق و دستمزد، و حضور و غیاب، باعث دوباره‌کاری، افزایش خطا و عدم هماهنگی در تصمیم‌گیری‌ها می‌گردد.
- نگرانی از امنیت و محرمانگی داده‌های حساس پرسنلی: اطلاعات کارکنان از حساسیت بالایی برخوردار است و سیستم‌های سنتی اغلب فاقد سازوکارهای امنیتی لازم برای حفاظت از این داده‌ها در برابر دسترسی‌های غیرمجاز یا نشت اطلاعات هستند.
- مشکل در تهیه گزارش‌های دقیق و به‌موقع برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی: استخراج گزارش‌های جامع و تحلیلی از عملکرد منابع انسانی، نرخ خروج، وضعیت قراردادها و سایر شاخص‌های کلیدی، با استفاده از ابزارهای سنتی، کاری دشوار و زمان‌بر است.
- خطاهای انسانی در محاسبات و ورود اطلاعات: این خطاها می‌توانند منجر به پرداخت‌های نادرست، مغایرت در سوابق و حتی مشکلات قانونی برای سازمان شوند.
- عدم دسترسی آسان کارمندان به اطلاعات و درخواست‌های خود (نبود سلف سرویس): وابستگی کارمندان به واحد منابع انسانی برای دریافت اطلاعات ساده مانند فیش حقوقی یا ثبت درخواست مرخصی، بار کاری این واحد را افزایش داده و رضایت کارکنان را کاهش می‌دهد.
- دشواری در مدیریت قراردادها، تمدیدها و خاتمه همکاری: پیگیری تاریخ اتمام قراردادها، انجام به موقع فرآیندهای تمدید یا خاتمه و رعایت الزامات قانونی مرتبط، نیازمند سیستمی دقیق و هوشمند است.
معرفی راهکار کارگزینی ERP تواناسازان : قدرت Dynamics 365 CE در خدمت سرمایه انسانی شما
راهکار کارگزینی ERP تواناسازان، یک سیستم نسل جدید، جامع و یکپارچه است که بر پایه پلتفرم قدرتمند و قابل اعتمادicrosoft Dynamics 365 CE M توسعه یافته است. این راهکار با هدف اتوماسیون هوشمند و بهینه‌سازی تمامی فرآیندهای مرتبط با چرخه عمر کارکنان در سازمان، از لحظه جذب و استخدام تا مدیریت عملکرد، توسعه، جبران خدمات و در نهایت بازنشستگی یا خاتمه همکاری، طراحی شده است.
چرا Microsoft Dynamics 365 CE ستون فقرات راهکار ماست؟
انتخاب این پلتفرم جهانی، مزایای استراتژیک و عملیاتی فراوانی را برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد:
- امنیت پیشرو در صنعت :بهره‌مندی از لایه‌های امنیتی چندگانه و پروتکل‌های پیشرفته مایکروسافت برای حفاظت از داده‌های حساس پرسنلی شما.
- پایداری و قابلیت اطمینان بی‌نظیر :تضمین عملکرد بدون وقفه سیستم و دسترسی پایدار به اطلاعات، حتی در سازمان‌های بزرگ با حجم داده بالا.
- انعطاف‌پذیری و قابلیت سفارشی‌سازی فوق‌العاده: امکان تطبیق کامل سیستم با فرآیندها، قوانین و نیازهای منحصر به فرد سازمان شما، بدون نیاز به کدنویسی پیچیده.
- یکپارچگی بومی و گسترده :قابلیت اتصال یکپارچه به سایر محصولات خانواده مایکروسافت مانند Outlook, SharePoint, Power BI, Teams و همچنین امکان اتصال به دیگر سیستم‌های سازمانی (مانند سیستم‌های مالی، حضور و غیاب ثالث) از طریق APIهای استاندارد.
- رابط کاربری مدرن و آشنا : کاهش چشمگیر زمان مورد نیاز برای آموزش کاربران و افزایش نرخ پذیرش سیستم در سازمان.
- نوآوری مستمر و به‌روزرسانی‌های منظم :بهره‌مندی از آخرین دستاوردهای تکنولوژی مایکروسافت در حوزه هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و تحلیل داده.
سیستم کارگزینی تحت وب ما که بر بستر Dynamics 365 بنا شده، به شما امکان می‌دهد از هر کجا و با هر دستگاهی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید. این قابلیت، انعطاف‌پذیری بالایی را برای مدیران و کارشناسان منابع انسانی، به ویژه در سازمان‌هایی با شعب متعدد یا کارکنان دورکار، فراهم می‌کند. همچنین، نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی (HRM) تواناسازان با نگاهی آینده‌نگر طراحی شده و قابلیت انطباق با تغییرات آتی در قوانین کار و نیازهای در حال تحول کسب‌وکار شما را داراست. ما معتقدیم که یک سیستم کارگزینی و پرسنلی موفق، سیستمی است که همراه با سازمان رشد کرده و تکامل یابد.
ویژگی‌های کلیدی و ماژول‌های جامع راهکار کارگزینی تواناسازان
راهکار ما مجموعه‌ای کامل و قدرتمند از امکانات را برای پوشش تمامی جنبه‌های مدیریت کارگزینی و منابع انسانی در اختیار شما قرار می‌دهد:
مدیریت جامع اطلاعات پرسنلی
ماژول کارگزینی که زیر مجموعه راهکار اتوماسیون اداری و منابع انسانی تواناسازان است، بستری جامع برای ثبت و نگهداری کامل و ساختاریافته اطلاعات پرسنلی فراهم می‌سازد. این اطلاعات شامل داده‌های شناسنامه‌ای، سوابق تحصیلی و آموزشی، مهارت‌ها و گواهینامه‌ها، سوابق شغلی داخلی و خارجی، اطلاعات تماس، وضعیت تأهل و افراد تحت تکفل، اطلاعات پزشکی و موارد اضطراری است. برای هر کارمند، یک پروفایل ۳۶۰ درجه ایجاد می‌شود که دسترسی سریع و یکپارچه به تمامی اطلاعات مرتبط با او را ممکن می‌سازد. همچنین امکان تعریف فیلدهای سفارشی، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا ساختار اطلاعاتی این ماژول را به‌طور کامل با نیازهای خاص خود منطبق کنند.
مدیریت قراردادها
ماژول مدیریت قراردادها در راهکار کارگزینی تواناسازان، امکان ایجاد، ثبت و مدیریت انواع قراردادهای کاری از جمله رسمی، پیمانی، آزمایشی، کار معین، ساعتی و مشاوره‌ای را با استفاده از الگوهای استاندارد فراهم می‌سازد. این سیستم با ارائه قابلیت هشدار خودکار پیش از تاریخ انقضای هر قرارداد، فرآیند تمدید را به‌صورت دقیق و به‌موقع مدیریت می‌کند. همچنین تمامی تغییرات ایجادشده در مفاد قراردادها به‌صورت نسخه‌مند ثبت و نگهداری می‌شوند تا سابقه‌ای شفاف و قابل پیگیری از روند همکاری هر فرد در دسترس باشد.
صدور انواع احکام کارگزینی
در ماژول صدور احکام کارگزینی راهکار تواناسازان، صدور انواع احکام پرسنلی به‌صورت مکانیزه، دقیق و مطابق با ضوابط سازمان انجام می‌شود. این احکام شامل حکم استخدام، انتصاب، ارتقاء شغلی، تغییر سمت، انتقال، مأموریت‌های داخلی و خارجی، مرخصی‌های بلندمدت مانند بدون حقوق یا زایمان، انفصال از خدمت، بازنشستگی و سایر موارد مشابه است. سازمان‌ها می‌توانند الگوهای متنوعی برای انواع احکام تعریف کنند که در آن‌ها از متغیرهای داینامیک و محاسبات خودکار برای تسریع و دقت بیشتر استفاده می‌شود. همچنین امکان تعریف گردش‌کار چندمرحله‌ای برای تأیید احکام پیش از صدور نهایی، تضمین‌کننده رعایت سلسله‌مراتب و انطباق کامل با سیاست‌های منابع انسانی خواهد بود.
ماژول مدیریت ساختار و تشکیلات سازمانی
این ابزار، ابزاری جامع برای تعریف، نگهداری و تحلیل ساختار سازمانی ارائه می‌دهد. در این سیستم، چارت سازمانی به‌صورت گرافیکی و تعاملی نمایش داده می‌شود و امکان تعریف واحدها، پست‌های سازمانی، سطوح مدیریتی و روابط سلسله‌مراتبی به‌صورت دقیق فراهم است. همچنین شرح وظایف و شرایط احراز برای هر شغل قابل ثبت و مدیریت بوده و می‌توان چارت‌های متعددی مانند چارت رسمی و چارت پروژه‌ای را به‌صورت هم‌زمان و مجزا تعریف و مقایسه کرد. این قابلیت‌ها به مدیران منابع انسانی کمک می‌کنند تا با درک دقیق‌تری از ساختار سازمان، تصمیمات استراتژیک‌تری اتخاذ کنند.
ماژول مدیریت فرآیند جذب و استخدام
این بخش از ماژول به‌صورت یکپارچه و مرحله‌به‌مرحله فرآیند تأمین نیروی انسانی را از زمان اعلام نیاز تا جذب نهایی پوشش می‌دهد. این فرآیند با ثبت درخواست نیاز به نیرو از سوی واحدهای مختلف آغاز می‌شود و با انتشار آگهی‌های استخدام و دریافت رزومه‌ها ادامه می‌یابد. رزومه‌های دریافتی در بانک اطلاعاتی جامع ذخیره شده و امکان غربالگری و ارزیابی اولیه متقاضیان بر اساس معیارهای سازمان فراهم می‌گردد. در ادامه، برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها و ثبت نتایج آن‌ها به‌صورت متمرکز انجام می‌شود و در نهایت، ارسال نامه پیشنهاد شغلی (Offer Letter) و اجرای مراحل Onboarding برای ورود ساخت‌یافته و رسمی کارمند جدید به سازمان، فرآیند جذب را تکمیل می‌کند.
مدیریت حضور و غیاب و تردد
این ویژگی با قابلیت یکپارچگی کامل با انواع دستگاه‌ها یا ثبت دستی از طریق نرم‌افزار، امکان ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان را فراهم می‌سازد. این سیستم از انواع مرخصی شامل استحقاقی (با محاسبه خودکار مانده مرخصی)، استعلاجی، بدون حقوق، ساعتی و... پشتیبانی می‌کند و فرآیند درخواست و تایید آن‌ها را از طریق کارتابل الکترونیکی و پورتال سلف‌سرویس برای کارکنان و مدیران تسهیل می‌نماید. همچنین محاسبه کارکرد ماهانه هر کارمند به‌صورت خودکار انجام شده و اطلاعات نهایی برای محاسبات حقوق و دستمزد به‌صورت مستقیم به سیستم مالی منتقل می‌شود تا هماهنگی بین واحد منابع انسانی و امور مالی به شکلی دقیق و بدون خطا برقرار شود.
مدیریت پرونده الکترونیکی پرسنل
ماژول مدیریت پرونده الکترونیکی پرسنل در راهکار منابع انسانی تواناسازان، بستری امن و سازمان‌یافته برای بایگانی دیجیتال کلیه اسناد مرتبط با هر کارمند فراهم می‌سازد. تمامی مدارکی نظیر قراردادها، احکام کارگزینی، مدارک شناسایی، گواهینامه‌ها، فرم‌های ارزیابی عملکرد و سایر مستندات، به‌صورت متمرکز در پروفایل دیجیتال هر فرد ذخیره شده و با رعایت کامل سطوح دسترسی، به‌سادگی قابل مشاهده و مدیریت هستند. این رویکرد ضمن تسهیل دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز، نیاز سازمان به بایگانی فیزیکی را به‌طور چشمگیری کاهش داده و در نتیجه موجب صرفه‌جویی قابل توجه در فضا، زمان و هزینه‌های جانبی می‌شود.
پورتال سلف سرویس کارکنان
پورتال سلف سرویس کارکنان (Employee Self-Service - ESS)
پورتال سلف‌سرویس کارکنان (ESS) ، بستری کاربرپسند و یکپارچه برای توانمندسازی نیروی انسانی فراهم می‌سازد. از طریق این پورتال، کارکنان می‌توانند به‌صورت آنلاین به اطلاعات شخصی خود دسترسی داشته باشند، فیش حقوقی، مانده مرخصی و سوابق حضور و غیاب را مشاهده کنند و بدون نیاز به مراجعه حضوری، درخواست‌هایی مانند مرخصی، مأموریت، وام و سایر خدمات رفاهی را ثبت نمایند. همچنین امکان ویرایش اطلاعات شخصی قابل تغییر (مانند آدرس یا شماره تماس) با سازوکار تایید توسط مدیر یا واحد منابع انسانی فراهم است. دسترسی به آیین‌نامه‌ها، فرم‌های سازمانی و مستندات مرتبط نیز از دیگر قابلیت‌های این پورتال است که تعامل کارکنان با منابع انسانی را تسهیل و فرآیندهای اداری را تسریع می‌کند.
مدیریت تسویه حساب و خاتمه همکاری (Offboarding Management)
ماژول مدیریت تسویه‌حساب و خاتمه همکاری (Offboarding) در راهکار منابع انسانی تواناسازان، فرآیند پایان همکاری با کارکنان را به‌صورت ساخت‌یافته و مکانیزه مدیریت می‌کند. این ماژول با محاسبه دقیق مواردی مانند سنوات، عیدی، مانده مرخصی و سایر حقوق و مزایای پایان خدمت، تسویه‌حساب را با دقت و شفافیت کامل انجام می‌دهد. همچنین با تعریف چک‌لیست خروج، فرآیند تحویل اموال سازمانی و تسویه با واحدهای مختلف به‌صورت مرحله‌به‌مرحله قابل پیگیری است. در پایان، صدور خودکار گواهی اشتغال به کار و سایر مدارک مورد نیاز، روند جدایی کارمند از سازمان را منظم، حرفه‌ای و بدون خلل اجرایی می‌سازد.
گزارش‌ساز قدرتمند و داشبوردهای مدیریتی (HR Analytics & Reporting)
- ارائه مجموعه‌ای از گزارش‌های استاندارد و کاربردی: لیست پرسنل، آمار قراردادها، وضعیت احکام، گزارش مرخصی‌ها، گزارش‌های قانونی (بیمه، مالیات) و...
- امکان طراحی گزارش‌های سفارشی توسط کاربران با ابزار گزارش‌ساز Dynamics 365.
- داشبوردهای مدیریتی تعاملی و بصری :نمایش شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی (KPIs) مانند نرخ خروج، میانگین سابقه خدمت، توزیع سنی و جنسیتی کارکنان، و... با استفاده از Power BI.
مزایای استراتژیک راهکار کارگزینی تواناسازان برای سازمان شما: فراتر از اتوماسیون
پیاده‌سازی سیستم جامع کارگزینی تواناسازان نه تنها فرآیندهای اداری شما را متحول می‌کند، بلکه مزایای استراتژیک و بلندمدتی را برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد:
- افزایش چشمگیر دقت و کاهش خطاهای انسانی: با مکانیزه شدن ورود اطلاعات، محاسبات و صدور احکام، خطاهای ناشی از عملکرد دستی به حداقل می‌رسد.
- صرفه‌جویی قابل توجه در زمان و هزینه‌های عملیاتی: اتوماسیون فرآیندهای تکراری و زمان‌بر، منابع انسانی را آزاد می‌کند تا بر وظایف با ارزش افزوده بالاتر تمرکز کنند. همچنین هزینه‌های مربوط به کاغذ، چاپ و بایگانی فیزیکی کاهش می‌یابد.
- بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری مدیریتی و استراتژیک: دسترسی آنی به اطلاعات دقیق، گزارش‌های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تر و مبتنی بر داده اتخاذ کنند.
- افزایش رضایت، مشارکت و توانمندسازی کارکنان: پورتال سلف سرویس، شفافیت اطلاعات و فرآیندهای کارآمد، تجربه بهتری را برای کارکنان رقم زده و به افزایش انگیزه و وفاداری آن‌ها کمک می‌کند.
- تضمین امنیت، محرمانگی و یکپارچگی داده‌های پرسنلی: با بهره‌گیری از زیرساخت امن پلتفرم Dynamics 365 و مدیریت دقیق سطوح دسترسی.
- سهولت در رعایت قوانین و مقررات کار و تامین اجتماعی: سیستم به گونه‌ای طراحی شده که با آخرین تغییرات قانونی سازگار بوده و به تهیه گزارش‌های مورد نیاز نهادهای نظارتی کمک می‌کند.
- ایجاد یک پایگاه داده مرکزی و قابل اتکا برای تمامی اطلاعات منابع انسانی.
- افزایش بهره‌وری و کارایی تیم منابع انسانی: با کاهش بار کاری اداری و تمرکز بر نقش استراتژیک HR در جذب، توسعه و نگهداشت استعدادها.
- ایجاد بستر مناسب برای برنامه‌ریزی نیروی انسانی، مدیریت استعدادها و جانشین‌پروری.
- بهبود تصویر سازمان به عنوان یک کارفرمای مدرن و پیشرو.
چرا تواناسازان و مایکروسافت ترکیب برنده است؟
انتخاب یک راهکار نرم‌افزاری مناسب، تصمیمی حیاتی برای هر سازمان است. ما مفتخریم که با ترکیب دو عنصر کلیدی، بهترین گزینه را به شما ارائه می‌دهیم:
قدرت، نوآوری و امنیت پلتفرم Microsoft Dynamics 365 CE
مایکروسافت به عنوان یکی از غول‌های فناوری جهان، پلتفرمی را ارائه می‌دهد که در تمامی جنبه‌ها پیشرو است. Dynamics 365 CE نه تنها یک CRM، بلکه یک پلتفرم توسعه اپلیکیشن‌های کسب‌وکار قدرتمند است که با اکوسیستم وسیع خود شامل Power Platform, Azure, Office 365، امکانات نامحدودی را برای نوآوری و یکپارچگی فراهم می‌کند. امنیت داده‌ها، پایداری سیستم و به‌روزرسانی‌های مداوم، از ویژگی‌های بارز این پلتفرم جهانی است.
تخصص، تجربه و تعهد تواناسازان
ما در شرکت تواناسازان، با سال‌ها تجربه موفق در زمینه تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی و پشتیبانی راهکارهای جامع ERP و CRM مبتنی بر پلتفرم مایکروسافت داینامیک 365 CE، به درک عمیقی از نیازها و چالش‌های سازمان‌های ایرانی در حوزه‌های مختلف، از جمله مدیریت منابع انسانی و کارگزینی، دست یافته‌ایم.
- تیم متخصص و مشاوران مجرب :کارشناسان ما علاوه بر تسلط فنی بر پلتفرم Dynamics 365، از دانش تخصصی در حوزه قوانین کار، تامین اجتماعی و بهترین شیوه‌های مدیریت منابع انسانی برخوردارند.
- درک عمیق از نیازها و قوانین بومی :راهکار ما با در نظر گرفتن الزامات قانونی و فرآیندهای رایج در سازمان‌های ایرانی توسعه یافته و قابلیت بومی‌سازی کامل را داراست.
- تعهد به موفقیت مشتری :ما خود را شریک تجاری مشتریانمان می‌دانیم و موفقیت آن‌ها را موفقیت خود تلقی می‌کنیم. از مرحله مشاوره اولیه تا پیاده‌سازی، آموزش و خدمات پشتیبانی پس از فروش، همواره در کنار شما خواهیم بود.
- ارائه راهکارهای مقیاس‌پذیر و آینده‌نگر: سیستم‌های ما به گونه‌ای طراحی شده‌اند که همراه با رشد و توسعه کسب‌وکار شما، قابلیت ارتقا و انطباق داشته باشند.
وقتشه واحد کارگزینی خود را به سطح جهانی ارتقا دهید!
آیا آماده‌اید تا با بهره‌گیری از یک راهکار کارگزینی هوشمند و یکپارچه، سازمان خود را به سطح بالاتری از کارایی، شفافیت، امنیت و رضایت کارکنان برسانید؟ تیم متخصصان ما در تواناسازان مشتاقانه آماده است تا به شما نشان دهد چگونه راهکار کارگزینی ERP مبتنی بر Dynamics 365 CE می‌تواند نیازهای منحصر به فرد سازمان شما را شناسایی و برآورده سازد.
همین امروز برای دریافت مشاوره تخصصی رایگان و یا رزرو یک دموی اختصاصی و زنده از سیستم با ما تماس بگیرید! اجازه دهید به شما نشان دهیم که چگونه می‌توانید آینده مدیریت منابع انسانی خود را متحول کنید.
