در دنیای محاسبات و اعداد و ارقام، حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مهمترین مباحثی است که کسب و کارها، چه بزرگ و چه کوچک با آن درگیر هستند. در این مطلب هرآنچه که باید در مورد حسابداری حقوق و دستمزد و نحوه محاسبه آن بر اساس قانون کار بدانید توضیح می دهیم، اما برای درک بهتر موضوع بهتر است ابتدا برخی مفاهیم را مرور کنیم.
لیست حقوق مربوط به جبران خدمتی است که یک کسب و کار باید به کارکنان خود در ازای یک دوره‌ی زمانی مشخص و در یک تاریخ مشخص پرداخت کند. لیست حقوق مربوط به مبلغی است که به ازای مقدار معینی کارکرد مثلاً هفتگی یا ماهانه به کارگران یا کارمندان پرداخت می‌شود.
دستمزد مثل قیمت در بازار، تصفیه کننده بازار کار محسوب می‌شود. دستمزد دو نوع اسمی و واقعی دارد.
دستمزد اسمی مقدار پول و دستمزدی است که به یک نیروی کار پرداخت می‌شود.
دستمزد واقعی در حقیقت بیان کننده قدرت خرید یک نیروی کار است و بنا به تعریف برابر نسبت دستمزد اسمی به سطح عمومی قیمت‌ها است.
مبنای محاسبه دستمزد، ساعت است که با حقوق که پرداختی ماهانه است، تفاوت دارد. دستمزد رایج‌ترین شیوه پرداخت به کارگران و حقوق متداول‌ترین شیوه پرداخت به کارمندان است.
قبل از اینکه به مراحل مختلف فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد برسیم بد نیست به افراد یا بخش هایی که باید در این جریان همکاری کنند اشاره کنیم.
واحد منابع انسانی (کارگزینی) و حسابداری دو بخشی هستند که در فرآیند حسابداری حقوق و دستمزد دخیل اند. برای محاسبه، حسابدار باید اطلاعات به روز و دقیقی در زمینه حقوق پایه، انواع مزایا، هزینه مسکن، عائله مندی و غیره داشته باشد.
واحدهای حسابداری و منابع انسانی در یک مجموعه باید با انتقال اطلاعات مورد نیاز به همدیگر این فرآیند را انجام دهند.
منابع انسانی در فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد نه تنها باید نقش ناظر و هدایت کننده این فرآیند را ایفا کند، بلکه باید بر این که فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس الزامات قانونی انجام شود نظارت کند.
مزایایی که به کارکنان تعلق میگیرد، شرایط کار و شرایط استخدام، تسهیلات مالی و رفاهی که سازمان در اختیار کارکنان قرار می دهد و هر آنچه که به امور کارکنان مربوط می شود می تواند در میزان حقوق و دستمزد تعیین شده برای کارکنان نقش مهمی داشته باشد، بنابراین فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد حتما باید با مشارکت منابع انسانی مجموعه ها انجام گیرد.
بعد از اینکه منابع انسانی اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه حقوق و دستمزد را در اختیار حسابداری قرار داد، فرآیند محاسبه توسط حسابدار شروع می شود. حسابداری طبق فرمول های محاسبه حقوق و دستمزد و بر اساس نرخ حقوق و دستمزد سال دریافتی کارکنان را محاسبه می کند و برای آن ها فیش حقوقی تهیه می کند.
البته انجام این کار با استفاده از نرم افزار حسابداری با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود، البته انجام این کار با استفاده از نرم افزارهای غیرمعتبر توصیه نمی شود. در ادامه برای کسانی که قصد دارند این فرایند را به صورتی دستی انجام دهند مراحل تشکیل دهنده این فرآیند را توضیح می دهیم.
مرحله اول فرآیند حسابداری حقوق و دستمزد تعیین حقوق پایه است. حقوق پایه به طور سالانه مشخص می شود. شورای عالی کار وظیفه تعیین حقوق پایه سالانه را به عهده دارد. این شورا از نماینده دولت، نماینده کارفرمایان و نماینده کارگران انجام می شود و بعد از مشخص شدن به همه واحدهای اقتصادی اطلاع داده می شود.
البته تعیین حقوق پایه به این دلیل نیست که محدودیتی برای استفاده از این حقوق پایه وجود داشته باشد. حقوق کارکنان یک مجموعه می تواند به صورت توافقی بین کارفرمایان و کارکنان مشخص شود و به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا پروژه ای پرداخت شود. البته لازم است برای این کار قراردادی تنظیم شود.
در صورتی که حقوق کارکنان ساعتی محاسبه می شود هم باید ساعات حضور آن ها محاسبه شود و سپس حقوق آن ها مشخص شود.
اضافه کاری یکی از موضوعاتی است که در بین حسابداران اهمیت فراوانی دارد. استفاده از نیروی انسانی مازاد بر ساعت تعیین شده طبق قانون اداره کار و بر اساس توافق طرفین معادل ۴۰ درصد اضافه بر نرخ مزد عادی می‌باشد. محاسبه اضافه کاری شامل محدودیت در ساعت (حداکثر ۴ ساعت در روز و ۱۳۵ساعت در ماه) می‌باشد.
بر حسب میزان کارکرد هر فرد، به او حق بن تعلق میگیرد. این مورد در جدول حقوق و دستمزد پرداخت شده به هرکس در سال مورد مورد محاسبه، بر اساس هر تعداد ساعتی که کارکرده است محاسبه می‌گردد و اینگونه نیست که همه افراد به میزان برابر حق بن را دریافت و از مزایای یکسانی برخوردار باشند. این مورد هم، همانند رقم افزایش حقوق باید به توافق کارفرما و نیروی کار برسد.
البته باید بدانید که مزایا به دو دسته تقسیم می شوند:
مزایایی که به جز حقوق پایه به کارکنان پرداخته می شود. مزایای مستمر هم می توانند در قالب افزایش حقوق نقدی و هم غیر نقدی باشند. مسکن سازمانی، اتومبیل، بن تهیه مواد غذایی یا سبدهای کالا و بسیاری از موارد این چنینی مزایای غیر مستمر غیر نقدی و مواردی مثل حق ایاب و ذهاب، حق مسئولیت، حق کشیک یا موارد مشابه دیگر از مزایای نقدی مستمر هستند که البته همه این موارد باید با تشخیص کارفرما مشخص شوند.
مزایای غیر مستمر به عنوان اضافه کار به حقوق اضافه نمی شوند و تاثیری در آن ندارند. این مزایا معمولا به کارگران تعلق می گیرد. پاداش، عیدی آخر سال، هزینه تهیه پوشاک، هزینه درمان، حق ماموریت، باز خرید، دریافت مبالغ مرخصی های استفاده نشده برخی از مثال های مزایای غیر مستمر هستند که باید در محاسبات حقوق و دستمزد در نظر گرفته شود
برخلاف موارد قبلی که به حقوق و دستمزد کارکنان افزوده می شود، محاسبه مالیات حقوق دستمزد از کسورات حقوق و دستمزد است. نرخ مالیات حقوق و دستمزد به صورت سالانه توسط سازمان های مرتبط مشخص می شود و با میزان دریافتی کارکنان ارتباط دارد.
حق بیمه از دیگر کسورات حقوق و دستمزد است که برای اعطای خدمات بیمه تامین اجتماعی به کارکنان در حسابداری حقوق و دستمزد در نظر گرفته می شود. حق بیمه در مجموع ۳۰ درصد از جمع حقوق و مزایای کارکنان است که از این ۳۰ درصد، ۷ درصد توسط شخص و ۲۳ درصد توسط کارفرما پرداخت می شود.
افزایش رقم حقوق از موضوعاتی است که هر ساله کارمندان شامل آن می‌شوند. رقم حداقل افزایش حقوقی که هر سال توسط اداره کار اعلام می‌شود برای افرادی است که هر سال طبق قراردادشان حداقل حقوق را دریافت می‌کرده‌اند. هر سال درصدی برای افزایش حقوق توسط وزارت کار اعلام می‌شود که البته این میزان افزایش باید طبق توافق کارفرما و نیروی کار باشد.