راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان: سازمانی 5 برابر چابک‌تر، پایان کاغذبازی ها

راهکاری بومی‌سازی‌شده بر بستر Microsoft Dynamics 365، برای تسریع عملیات اداری

 راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان | زمان و اطلاعات، ارزشمندترین منابع سازمان‌ها هستند. آیا مکاتبات کاغذی، تأییدیه‌های زمان‌بر و عدم شفافیت، سرعت سازمان شما را گرفته است؟ آیا دغدغه هزینه‌های پنهان اداری و ریسک از دست رفتن اطلاعات را دارید؟

Office automation یا اتوماسیون اداری تواناسازان یکی از اصلی ترین راهکارهای زیرمجموعه راهکار اتوماسیون اداری و مدیریت منابع انسانی است که با تکیه بر قدرت بی‌نظیر مایکروسافت  Dynamics 365 و بومی‌سازی کامل برای قوانین و نیازهای ایران، به این چالش‌ها پایان می‌دهد. سازمان شما دیگر در پیچ‌وخم بروکراسی اداری کند و زمین گیر نمی‌شود، شما و سازمانتان با یک سیستم یکپارچه، چابک و هوشمند، بهره‌وری و شفافیت بی‌سابقه‌ای را تجربه خواهید کرد.

راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان چیست؟

 نرم افزار اتوماسیون اداری تواناسازان، سیستمی جامع و هوشمند است که بر بستر قدرتمند Microsoft  Dynamics 365 و با بومی‌سازی کامل برای سازمان‌های ایرانی طراحی شده. این راهکار، با تلفیق ابزارهای نرم‌افزاری پیشرفته، فرآیندسازی هوشمند، آموزش‌های تخصصی و پشتیبانی مستمر، سازمان شما را در مسیر حذف کاغذبازی و دستیابی به بهره‌وری دیجیتال هدایت می‌کند.

هدف ما، بهینه‌سازی عملیات روزمره و حذف چالش‌های بوروکراتیک در سازمان شماست. با خودکارسازی مکاتبات، گردش‌کارها، بایگانی اسناد و مدیریت جلسات در یک بستر یکپارچه، اتوماسیون اداری تواناسازان به شما کمک می‌کند تا شفافیت، سرعت و چابکی را در تمامی بخش‌ها تجربه کنید. این راهکار، موتور محرک سازمان شما برای رسیدن به اوج کارایی و تمرکز بر تصمیمات استراتژیک است.

چالش‌هایی که با راهکار OA تواناسازان حل می‌شوند:

• ❌ مکاتبات گمشده یا دیر ارسال‌شده: دیگر هیچ نامه‌ای در بوروکراسی اداری گم نمی‌شود. 

• ❌ تأخیر در امضاها و تأییدیه‌های حیاتی:  فرآیندهای تأیید به سرعت نور پیش می‌روند. 

• ❌ دوباره‌کاری، چاپ‌های غیرضروری و هزینه‌های اداری بالا:  با حذف کاغذبازی، هزینه‌ها به شدت کاهش می‌یابد. 

• ❌ نبود شفافیت در گردش‌کارها و ردیابی: از وضعیت هر کار در هر لحظه مطلعید. 

• ❌ سردرگمی در اولویت‌بندی درخواست‌ها و گزارش‌دهی ناپیوسته: داشبوردهای لحظه‌ای، تصویری کامل ارائه می‌دهند. 

• ❌ ریسک از بین رفتن اطلاعات مهم: بایگانی دیجیتال، امنیت اسناد شما را تضمین می‌کند.

چرا راهبرد اتوماسیون اداری تواناسازان، انتخاب هوشمندانه شماست؟

راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان راهکاری فرایندمحور و یکپارچه است که بر پایه Microsoft Dynamics 365، یکی از پیشرفته‌ترین پلتفرم‌های سازمانی جهان توسعه یافته و به‌صورت کامل برای ساختار، زبان و الزامات قانونی ایران بومی‌سازی شده است

• انعطاف‌پذیری بی‌نظیر، بدون کدنویسی: گردش‌کارهای خود را با رابط کاربری گرافیکی طراحی کنید، بدون نیاز به یک خط کد! این یعنی استقلال کامل شما در مدیریت فرآیندها.

• اتصال هوشمند و یکپارچه: به آسانی به پورتال‌های دیگر سازمان شما (منابع انسانی، مالی، CRM و...) متصل می‌شود.

• امنیت بالا، استقرار مطمئن: امکان استقرار درون‌سازمانی یا ابری با بالاترین استانداردهای امنیتی.

• پشتیبانی تخصصی و رسمی: توسط تیم متخصص و رسمی 365 Dynamics در ایران، همواره در کنار شما هستیم.

ماژول‌های کلیدی راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان

• مدیریت مکاتبات اداری: مدیریت هوشمند نامه‌های وارده، صادره، داخلی، پیگیری‌ها، ارجاع‌ها و امضاهای دیجیتال، با ردیابی کامل مسیر هر مکاتبه و کارتابل‌های هوشمند.

• سیستم گردش‌کار (Workflow Engine):  طراحی و اجرای گردش‌کارهای چندمرحله‌ای با شرط‌های هوشمند، تأییدیه‌های سلسله‌مراتبی و اطلاع‌رسانی در لحظه برای هر فرآیند سازمانی.

• بایگانی دیجیتال و مدیریت اسناد:  ثبت، طبقه‌بندی و بازیابی سریع اسناد، با رعایت دقیق سطوح دسترسی و نسخه‌گذاری امن.

• مدیریت جلسات و تقویم سازمانی:  تنظیم جلسات، ثبت مصوبات، پیگیری اقدامات و ارسال خودکار یادآوری‌ها برای شرکت‌کنندگان.

• فرم‌ساز گرافیکی:  بدون کدنویسی، فرم‌های سفارشی برای درخواست‌ها، پیگیری‌ها، مجوزها، شکایات و سایر فرآیندهای داخلی خود را بسازید.

• گزارش‌گیری لحظه‌ای و داشبورد مدیریتی:  دسترسی آنی به گزارش‌های تحلیلی و KPIهای کلیدی از طریق داشبوردهای تعاملی و قابل شخصی‌سازی.

مزایای کلیدی راهکار اتوماسیون اداری برای سازمان شما

•  تسریع در تصمیم‌گیری: با دسترسی فوری به اطلاعات و مکاتبات قابل ردیابی، مدیران سریع‌تر تصمیم می‌گیرند.

• کاهش هزینه‌های عملیاتی: حذف کامل کاغذبازی، چاپ و دوباره‌کاری‌ها، صرفه‌جویی چشمگیری را به ارمغان می‌آورد.

•  افزایش شفافیت و پاسخ‌گویی: نظارت کامل بر تمام فرآیندها و مکاتبات در تمامی واحدها.

•  بهبود کنترل داخلی و مستندسازی دقیق: تمامی عملیات به صورت دیجیتال ثبت و قابل ارجاع هستند.

•  تجربه کاربری ساده و یکپارچه: محیط کاربری آسان برای کارمندان و مدیران، بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده.

•   اتصال مستقیم به سیستم‌های دیگر: یکپارچگی با ERP، مالی، منابع انسانی و CRM برای جریان یکدست اطلاعات.

چه سازمان‌هایی از نرم افزار اتوماسیون اداری تواناسازان بهره‌مند می‌شوند؟

•  سازمان‌های دولتی و نیمه‌دولتی با ساختار اداری پیچیده و نیاز به مستندسازی دقیق.

• شرکت‌های بزرگ با چندین شعبه یا دپارتمان که نیاز به هماهنگی و یکپارچگی دارند.

•  کسب‌وکارهای متوسط در حال رشد که به دنبال شفاف‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندهای خود هستند.

• نهادهایی با الزامات سخت‌گیرانه در مستندسازی و امنیت اطلاعات.

مراحل استقرار و پیاده‌سازی راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان

استقرار و پیاده‌سازی موفق یک سیستم اتوماسیون اداری، فرآیندی چندوجهی است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، همکاری تیمی و مدیریت کارآمد تغییر می‌باشد. راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان با رویکردی گام‌به‌گام و جامع، مراحل زیر را برای اطمینان از یکپارچگی و بهره‌وری حداکثری در سازمان شما دنبال می‌کند:

1. جلسه مشاوره رایگان با کارشناسان تواناسازان

این مرحله آغازین، فرصتی است برای سازمان شما تا بدون هیچ تعهدی، با کارشناسان مجرب تواناسازان در ارتباط باشید. در این جلسه، نیازهای اولیه و چالش‌های موجود در فرآیندهای اداری شما مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد. کارشناسان ما با ارائه اطلاعات جامع در مورد قابلیت‌ها و مزایای راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان، به شما کمک می‌کنند تا دیدگاهی روشن‌تر نسبت به چگونگی بهبود و بهینه‌سازی فعالیت‌های خود پیدا کنید. این جلسه، گام نخست در جهت طراحی یک راهکار سفارشی و متناسب با اهداف سازمانی شماست.

2. تحلیل و برنامه‌ریزی اولیه (Discovery & Planning)

پس از جلسه مشاوره، این مرحله با هدف شناخت عمیق نیازها و ساختار فعلی سازمان شما آغاز می‌شود. تیم مشاوره تواناسازان با برگزاری جلسات مشترک با ذینفعان کلیدی، فرآیندهای موجود را شناسایی، تنگناهای احتمالی را ارزیابی و انتظارات را مستند می‌کند. خروجی این مرحله شامل یک طرح جامع استقرار است که اهداف، زمان‌بندی، منابع مورد نیاز، و معیارهای موفقیت را مشخص می‌نماید.

3. پیکربندی و سفارشی‌سازی (Configuration & Customization)

پس از تحلیل اولیه، سیستم اتوماسیون اداری تواناسازان بر اساس نیازهای خاص سازمان شما پیکربندی می‌شود. این شامل:

• تعریف ساختار سازمانی:  ایجاد چارت سازمانی، تعریف واحدها و کاربران.
• مدل‌سازی فرآیندها:  پیاده‌سازی گردش کارهای (Workflows) مربوط به مکاتبات، نامه‌نگاری، بایگانی، و سایر فرآیندهای اداری در سیستم.
• سفارشی‌سازی فرم‌ها و قالب‌ها: تنظیم فرم‌ها و قالب‌های نامه‌نگاری، گزارشات و اسناد بر اساس استانداردهای سازمانی شما.
• یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود (در صورت نیاز): برنامه‌ریزی و اجرای اتصال با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند ERP، CRM  یا سیستم‌های مالی.

4. ورود داده‌ها و انتقال اطلاعات (Data Migration)

در این مرحله، اطلاعات و اسناد موجود که نیاز به دسترسی در سیستم جدید دارند، به پلتفرم تواناسازان منتقل می‌شوند. این فرآیند با دقت و با رعایت اصول امنیت داده انجام می‌گیرد. ممکن است شامل ورود اطلاعات پایه کاربران، سوابق نامه‌ها، و بایگانی اسناد قبلی باشد.

5. آموزش کاربران (User Training)

موفقیت هر سیستم جدیدی به میزان پذیرش و توانایی کاربران در کار با آن بستگی دارد. تواناسازان برنامه‌های آموزشی جامع و کاربردی را برای سطوح مختلف کاربران (مدیران، کارشناسان، کاربران عادی) ارائه می‌دهد. این آموزش‌ها می‌توانند به صورت حضوری، آنلاین یا ترکیبی برگزار شوند و بر استفاده عملی از تمامی قابلیت‌های سیستم تمرکز دارند.

6. راه‌اندازی و پشتیبانی اولیه (Go-Live & Initial Support)

پس از اتمام مراحل پیکربندی و آموزش، سیستم به صورت رسمی راه‌اندازی (Go-Live) می‌شود. در این فاز، تیم پشتیبانی تواناسازان در کنار سازمان شما خواهد بود تا به سوالات پاسخ دهد، مشکلات احتمالی را رفع کند و از عملکرد روان سیستم اطمینان حاصل نماید. این پشتیبانی اولیه برای یک دوره زمانی مشخص (معمولاً چند هفته اول) با تمرکز بر تثبیت عملکرد سیستم ارائه می‌شود.

7. نظارت و بهینه‌سازی (Monitoring & Optimization)

پس از راه‌اندازی اولیه، تیم تواناسازان به نظارت بر عملکرد سیستم ادامه می‌دهد. بازخوردهای کاربران جمع‌آوری شده و تحلیل‌های عملکردی انجام می‌شود تا فرصت‌های بهبود شناسایی گردند. این مرحله شامل بهینه‌سازی فرآیندها، اعمال تنظیمات تکمیلی، و ارائه راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری و کارایی سیستم در بلندمدت است.

با طی کردن این مراحل، سازمان شما می‌تواند از مزایای کامل راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان بهره‌مند شده و گامی موثر در جهت چابک‌سازی و مدرن‌سازی فرآیندهای اداری خود بردارد.

تفاوت تواناسازان با سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در بازار ایران چیست؟

ویژگی‌ها	نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری رایج در بازار ایران	تواناسازان مبتنی بر Dynamics 365
سابقه فعالیت	کمتر از یک دهه	بیشتر از دو دهه
پایه جهانی و قابل گسترش	❌	✅
یکپارچه سازی	محدود و بعضا همراه با مشکلات	قابلیت یکپارچه سازی با تمام محصولات مایکروسافت و تمام نرم افزارهای حسابداری ایرانی
طراحی مخصوص قوانین ایران	❌ (اغلب ترجمه یا بومی‌سازی محدود)	✅ (بازطراحی‌شده برای نیازهای ایران)
فرم‌ساز گرافیکی و بدون کدنویسی	🚫 (نیاز به برنامه‌نویسی یا امکانات محدود)	✅ (بسیار پیشرفته و کاربرپسند)
اتصال یکپارچه به سایر ماژول‌ها	معمولاً محدود و پیچیده	✅ (کاملاً یکپارچه با ERP, CRM, HRM)
گزارش‌ساز لحظه‌ای و قابل سفارشی‌سازی	ضعیف یا با محدودیت‌های فراوان	✅ (بسیار پیشرفته و هوشمند)
تیم پشتیبانی تخصصی Dynamics در ایران	محدود یا عمومی	✅ (کامل، رسمی و متعهد)

 

 

آینده سازمان شما، همین امروز آغاز می‌شود!

با راهکار اتوماسیون اداری تواناسازان، دیگر نیازی نیست زمان و انرژی ارزشمند خود را صرف فرآیندهای دستی و کاغذبازی‌های طاقت‌فرسا کنید. ما به شما کمک می‌کنیم تا با قدرت Microsoft Dynamics 365 بومی‌سازی‌شده برای ایران، به نهایت شفافیت، سرعت و کارایی برسید.

تصور کنید سازمانی که در آن هیچ مکاتبه‌ای گم نمی‌شود، هیچ تأییدیه‌ای به تأخیر نمی‌افتد و هر فرمی تنها با چند کلیک آماده می‌شود. این آینده‌ای است که تواناسازان برای سازمان شما رقم می‌زند.

فرصت را از دست ندهید! همین حالا قدم اول را برای تحول دیجیتال سازمانتان بردارید.